Logiciel de documentation photographique COSYS
Avec les solutions COSYS MDE, vous créez rapidement et facilement un logiciel de documentation photographique, que ce soit dans le domaine de l´entreposage, de la logistique ou du commerce de détail.Logiciel de documentation photo Android et iOS
Dans de nombreuses entreprises, il est nécessaire de documenter les événements par des photos à des fins de suivi, afin de disposer d´une preuve pour certains cas, avec le logiciel de documentation photographique. Cependant, des méthodes classiques sont encore utilisées à cet effet, comme les rapports ou les croquis, qui sont réalisés pour mieux communiquer les faits. Le lien direct avec une commande n´est alors pas facilement reconnaissable, car la documentation est généralement réalisée de manière analogique et n´est pas enregistrée dans vos systèmes informatiques et ERP de manière spécifique à la commande. La documentation des dommages, des preuves de livraison dans le transport ou des justificatifs des travaux effectués dans l´artisanat, le commerce de détail ou le service extérieur s´avère ainsi être une tâche chronophage et sujette aux erreurs. Mais les protocoles et la documentation des dommages sont également utilisés dans d´autres domaines, comme la sécurisation du chargement ou l´assurance qualité dans la production.
La documentation photographique est utilisée dans les exemples suivants :
Preuve de livraison pour les marchandises livrées
Preuve de l´arrimage du chargement
Documentation des dommages subis par les colis ou les moyens de chargement
Documentation des marchandises endommagées à la réception pour les retours fournisseurs
Preuve de prestations artisanales
Preuve de la mise en place de présentoirs de vente et de displays
Preuve du respect de l´identité visuelle de l´entreprise dans le merchandising visuel (par exemple, décoration de vitrines conformément aux directives).
Documentation de la qualité des pièces dans la production
Évaluation et réception des véhicules
Une application de documentation photo qui enregistre les dommages et autres à l´aide d´appareils mobiles peut y remédier. Une application mobile de documentation photo pour les appareils Android ou iOS offre l´avantage de permettre aux collaborateurs de documenter immédiatement les dommages et autres, et de les attribuer directement à un ordre ou à une commande. Avec un appareil mobile, les collaborateurs ne sont donc plus obligés de se rendre à un poste de travail fixe pour établir la documentation.
C´est là qu´intervient le grand avantage que tous les appareils SMD et smartphones modernes possèdent des caméras à haute résolution capables de prendre des photos d´une grande netteté. Ainsi, les dommages peuvent être enregistrés de manière bien visible. Au lieu de créer des documents coûteux, vous prenez simplement une photo avec l´appareil mobile et documentez ainsi les faits. La documentation photographique vous permet ainsi d´économiser le temps que prendrait une documentation classique avec Word et Excel ou à la main, et réduit même le risque d´erreurs.
Application de documentation photographique COSYS
Une documentation photographique seule n´apporte pas le contexte nécessaire pour associer une photo à une commande, un bon de livraison, etc. Pour cela, il faut une application de documentation photographique intelligente qui crée pour vous le contexte ou le rapport et le représente de manière vérifiable dans vos systèmes informatiques.
C´est ce contexte qu´établit la documentation photographique COSYS, composée d´une application mobile et d´unBackend et peut être utilisé comme système autonome ou comme intergiciel avec votre système ERP. La documentation photographique COSYS est utilisée en tant qu´application autonome ou comme partie intégrante d´une solution COSYS. Comme toute app, la documentation photo est installée surAppareils de SMD ou surSmartphones Android et iOS etTablettes installiert. Über eine Schnittstelle an Ihr ERP-System werden alle Aufträge etAuftragsdaten an die App etsomit dem mobilen Gerät übertragen, damit Sie immer alle Auftragsinformationen griffbereit haben.
Si vous souhaitez saisir quelque chose à l'aide de la documentation photo, sélectionnez la commande correspondante et photographiez les faits à l'aide de la caméra de l'appareil. La photo est ensuite enregistrée dans la commande et peut être consultée à tout moment dans la solution COSYS. Les collaborateurs du back-office ont la possibilité d'accéder aux photos dans l'outil web COSYS WebDesk afin de les éditer et de les gérer.
Créer une documentation photographique
Avec l'application COSYS, il est facile de créer une documentation photographique. Pour cela, il vous faut une application COSYS et un appareil mobile avec un appareil photo intégré. Dans chaque logiciel COSYS, la documentation photo est facilement accessible via un bouton. Si vous ou vos collaborateurs êtes en train de traiter une commande, ils peuvent rapidement créer une documentation photo sur la marchandise ou le colis concerné. Grâce à un champ de commentaire, le collaborateur a la possibilité d'ajouter un commentaire.
Pour prendre une photo avec la documentation photo, le collaborateur sélectionne "Nouvelle photo" et accède ainsi à la boîte de dialogue de l'appareil photo. La photo est prise en appuyant sur le déclencheur. Toutes les photos saisies peuvent être modifiées ultérieurement dans l'application avec la documentation photo, afin d'y ajouter des repères. D'autres photos peuvent être saisies et il est également possible de supprimer les mauvaises photos. En enregistrant la documentation photo, toutes les images saisies sont envoyées au backend COSYS. Avec COSYS WebDesk, les photos peuvent être consultées et modifiées ultérieurement.
Si l´appareil mobile de l´employé est équipé d´une carte SIM, la documentation photo est transmise au système de gestion COSYS via la téléphonie mobile. Si l´employé prend une photo sur le terrain, les images sont automatiquement envoyées. Si l´appareil ne dispose pas d´une connexion Internet mobile ou ne supporte pas les cartes SIM, il est possible d´utiliser la fonction hors ligne, qui permet de sauvegarder les images hors ligne sur l´appareil mobile. Dès qu´une connexion WLAN est établie via le module WLAN de l´appareil, les photos sont automatiquement envoyées. Il est également possible d´envoyer automatiquement un e-mail aux clients ou au service des réclamations en cas de documentation d´un dommage.
Déposer des marques et des commentaires
Traitement des images dans COSYS WebDesk
Documentation des dommages et des photos par caméra
Transmission des données via WLAN et UMTS au backend COSYS
Attribution automatique des photos
Documentation compréhensible
Logiciel facile à utiliser
Possibilité de connexion autonome ou ERP
Indépendant des appareils, pour smartphones et appareils SMD
Documentation toujours et partout possible
Documentation photographique Domaines d´application
La documentation photo COSYS est optimisée pour de nombreux domaines d´application et vous aidera à consigner et à prouver plus rapidement les dommages et les faits. Grâce à sa longue expérience, COSYS dispose d´une documentation photographique standardisée adaptée à chaque domaine d´application. De la logistique à la gestion des stocks, du service commercial externe au commerce de détail ainsi qu´à la production, COSYS dispose d´innombrables solutions pour chaque branche.
Documentation des dommages
Des dommages et des défauts peuvent survenir à tout moment et partout, que ce soit dans la logistique de transport, dans l'entrepôt ou dans le commerce de détail. Si des employés ont causé des dommages ou reçu des marchandises endommagées de la part de fournisseurs, ils peuvent créer des preuves claires avec la Documentation des dommages. Si un dommage est documenté avec l'application, l'application COSYS informe automatiquement le service compétent afin de mettre en place les processus ultérieurs tels que la mise au rebut, la réparation ou la réclamation.
Si vos collaborateurs constatent qu'un colis est endommagé lors du chargement ou du déchargement du véhicule de transport, ils prennent une photo du dommage. La photo est enregistrée avec l'heure de saisie et les coordonnées GPS dans le processus correspondant (exemple : préparation des commandes, chargement ou livraison). Il est ainsi possible de savoir à quel endroit le dommage est survenu et quelle est son ampleur. Si votre client devait exiger une réclamation exagérée, la Documentation des dommages vous permettrait de disposer de preuves claires à ce sujet.
Dans la gestion des stocks, la documentation des dommages est également un excellent outil, par exemple pour la réception d'articles et de matériaux non destinés à la production. Si vous recevez des marchandises endommagées ou défectueuses de la part de vos fournisseurs ou de services de courrier électronique, vous avez la possibilité, grâce à la documentation des dommages, de documenter ces dommages directement à la réception des marchandises et de les enregistrer sur le bon de livraison. Pour ce faire, le collaborateur sélectionne soit "colis endommagé", soit "article endommagé" ou "défaut" dans la Documentation des dommages et prend une photo du dommage. Comme vous disposez d'une photo de la marchandise endommagée, vous pouvez vous adresser au fournisseur ou au service CEC pour discuter de tout ce qui est nécessaire pour une réclamation.
Un autre domaine d'application de la Documentation des dommages est la transcription des pertes. Si vos collaborateurs endommagent par mégarde des marchandises lors d'un transfert ou d'une préparation de commandes, le dommage peut être documenté pour la transcription des pertes et la correction des stocks. L'utilisation de la transcription des pertes est également courante dans le commerce de détail, car non seulement les collaborateurs peuvent endommager des articles, mais aussi les clients. Si vos collaborateurs trouvent des articles endommagés dans les rayons, ils peuvent les photographier avec un appareil mobile et saisir la nouvelle quantité de pièces. En fonction de la gravité du dommage, les articles cassés sont calculés comme perte et déduits des stocks.
Arrimage du chargement
Dans la logistique de transport, un chargement correct des véhicules de transport est important, d'une part pour éviter les dommages de transport dus à un chargement brutal par les chauffeurs, mais aussi pour utiliser de manière optimale l'espace de chargement du véhicule. Une documentation photographique sur l'arrimage du chargement permet d'éviter les erreurs lors du chargement et de minimiser le risque de dommages aux colis et aux supports de charge.
La documentation photo COSYS apporte ici une aide ciblée en prenant une photo de la surface de chargement chargée après le chargement, afin de documenter un chargement correct. Pour ce faire, le chauffeur ouvre d'abord le bon de livraison numérique sur son appareil MDE ou son smartphone. Ensuite, le chauffeur scanne au fur et à mesure le numéro d'expédition des colis qu'il charge. Un feedback visuel indique au chauffeur les colis qu'il a déjà chargés et ceux qui sont encore ouverts. Une fois le chargement terminé, le chauffeur reçoit un message l'invitant à prendre une photo de son chargement. Le statut des colis chargés et la photo de l'arrimage du chargement sont affichés dans le WebDesk de COSYS pour le dispatching.
Preuve de livraison
Dans la logistique de transport, il peut toujours arriver que les clients ne soient pas trouvés sur place ou qu´un lieu de dépôt soit convenu pour la livraison. Pour ces cas, COSYS propose également une documentation photographique afin de documenter précisément la livraison des marchandises avec l´heure et les coordonnées GPS.
Dans ce cas, la documentation photographique fait office de justificatif de transport / Preuve de livraison, afin de prouver à vos clients que la marchandise a été déposée à l'endroit convenu. Pour ce faire, le collaborateur reçoit un appareil mobile équipé de l'application COSYS et saisit tous les colis qui doivent être déchargés lors de son arrêt en tournée. Dès que tous les colis ont été déchargés, le chauffeur sélectionne "Déposer" comme mode de livraison et l'application lui demande de prendre une photo de preuve pour la livraison. Alternativement, la documentation photographique peut être utilisée pour les accès bloqués, les surfaces de chargement défectueuses ou les codes d'accès. Toutes les Preuve de Livraison saisies sont transmises au WebDesk de COSYS et reliées à la tournée et au bon de livraison.
Service extérieur des ventes
Dans le service extérieur des ventes, une documentation photographique est nécessaire lorsque les directives du fabricant ou du fournisseur exigent une preuve des marchandises vendues sur place chez le client. Si les vendeurs sont tenus de prendre des photos de preuve des marchandises exposées, l'application COSYS de documentation photo peut les aider. Le chauffeur-livreur sélectionne le client et le point de vente, accède au bon de livraison et reçoit un message l'invitant à prendre une photo de la marchandise ou de l'exposant. Cette photo est ajoutée au bon de livraison, de sorte qu'elle peut être consultée dans le back-office via le COSYS WebDesk.
Merchandising visuel
La conception des vitrines et des présentoirs a une grande importance dans le commerce de détail, car ils attirent les clients prêts à acheter. Les chaînes de vente au détail, en particulier, ont donc recours à des directives de conception pour présenter de manière attrayante les dernières marchandises, mais aussi pour maintenir une image cohérente à l´extérieur.
COSYS Photodokumentation vous aide visuellement à réaliser le merchandising et veille à ce que les directives de conception soient respectées. Grâce aux modèles de photos de l'administrateur ou du concepteur principal pour les présentoirs et les vitrines, les images sont envoyées à chaque magasin via le backend COSYS. Les employés des magasins reçoivent les images sur leurs appareils mobiles et doivent concevoir les vitrines et les présentoirs à partir du modèle. Pour prouver que la conception est conforme aux instructions, l'employé doit prendre une photo de chaque vitrine et de chaque présentoir, qui est envoyée depuis l'appareil mobile vers le backend COSYS. Le système vérifie alors si la vitrine est conforme au modèle.
