Gestion des dossiers et des documents dans les archives
La solution complète COSYS pour la gestion des dossiers et des documents assistée par code-barres/MDE garantit une vue d´ensemble de vos archives.
Vous connaissez ?
Chaque fois que vous avez un besoin urgent de quelque chose, celui-ci n´est pas là ou du moins pas trouvable. Les collaborateurs retirent des dossiers des archives sans le documenter ? Le contenu de la plupart des dossiers n´est pas géré dans un système et nécessite une action de recherche pour être trouvé ?
Vous gérez un grand nombre de dossiers, de documents ou de chemises dans une archive ? Vous êtes responsable de la gestion des archives d´une administration ou d´une compagnie d´assurance ? Alors vous êtes au bon endroit !
Application pratique de la solution de gestion des dossiers COSYS
Pour commencer, il faut procéder à un premier inventaire. Tous les emplacements de stockage (étagères, armoires, postes de travail des employés... etc.) sont identifiés et enregistrés dans le système.
Ensuite, les différents dossiers et documents sont identifiés et saisis à l´aide d´un code-barres. Pour chaque dossier, il est possible d´enregistrer les informations les plus diverses. Il s´agit notamment du mandant, du client, de l´adresse, de l´adresse e-mail, du numéro de téléphone, du contenu du dossier et de toutes les autres informations nécessaires. Ces informations peuvent être facilement modifiées ultérieurement via le WebDesk de COSYS.
Une fois que toutes les données de base telles que les dossiers et l´emplacement de stockage sont connues du système, chaque mouvement dans les archives peut être enregistré.
Si un employé retire ou déplace un dossier, il suffit d´un scan rapide avec l´appareil MDE / le smartphone et d´une indication du nouvel emplacement de stockage. Les données sont transférées dans le WebDesk de COSYS. Le lieu de stockage actuel peut y être consulté à tout moment.
Sur demande, les dommages ou autres particularités peuvent être enregistrés directement dans la solution logicielle avec la caméra intégrée. Ces informations peuvent également être consultées dans le WebDesk de COSYS.
La solution consiste essentiellement en l´identification (avec code-barres) et la saisie de tous les documents ou dossiers (ce qui correspond au principe d´un premier inventaire) avec vos emplacements de stockage correspondants, puis en la gestion et le classement sur PC :
Tout d´abord, les emplacements de stockage (étagères, casiers) sont identifiés. Lors du premier inventaire, le numéro de l´emplacement est d´abord scanné à l´aide du code-barres, puis le dossier qui sera stocké à cet emplacement est scanné. Les deux ensembles de données sont alors mariés pour l´exportation ultérieure dans le logiciel PC. Des informations supplémentaires (par ex. description, photo) peuvent ensuite être ajoutées à chaque enregistrement (module "Premier inventaire"). Il est ensuite possible d´obtenir facilement des informations sur chaque dossier et emplacement de stockage grâce à des fonctions de recherche et de filtrage spéciales avec MDE ou sur le PC (à partir de la base de données). Cela peut se faire soit via le scanner en scannant l´emplacement de stockage ou le dossier (renseignement avec SMD), soit via le logiciel PC (COSYS WebDesk) en utilisant les fonctions de recherche et de filtrage correspondantes.
Caractéristiques Gestion des documents :
Gestion de vos archives via le WebDesk COSYS
Inventaire de vos documents et dossiers
Lecture de codes à barres des emplacements et des documents
Avantages de la gestion des documents :
Meilleure vue d´ensemble de vos archives
Traçabilité des documents et des dossiers
Solution logicielle de gestion des dossiers COSYS
La société COSYS Ident GmbH, basée à Grasdorf (près de Hildesheim), est l'un des principaux fournisseurs de logiciels mobiles et de solutions complètes avec les modules backend correspondants pour la gestion des données saisies en mobilité sur le PC. Pour la gestion des dossiers et des documents assistée par code-barres ou SMD, COSYS propose depuis des années une solution complète.
La solution complète se compose du logiciel, du matériel et des services nécessaires. Le logiciel se divise en deux parties. D'une part, le logiciel qui fonctionne sur l'appareil de saisie mobile ou le smartphone et qui sert à l'inventaire initial, au transfert et à la consultation des dossiers, et d'autre part, le backend COSYS WebDesk. Les données saisies (dossier, contenu du dossier, emplacement, etc.) peuvent y être gérées. Les données saisies sont directement transférées de l'appareil de saisie mobile ou du smartphone vers le backend via une connexion USB, Ethernet ou WLAN. Chaque mouvement des classeurs, documents et dossiers est ainsi enregistré. La fonction de recherche et de filtrage permet de trouver rapidement un dossier ou un élément similaire. La recherche peut s'effectuer à l'aide de différents critères tels que le nom, le numéro de dossier, l'année ou le contenu.
Le matériel utilisé est soit un appareil MDE, soit un smartphone. Les deux peuvent être commandés auprès de COSYS. Le logiciel COSYS peut être lu directement sur l'appareil. Une imprimante d'étiquettes peut également être intégrée sur demande.
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